Recompensas do laboratório

Premie com pontos os dentistas que indicam pacientes a você: catálogo com preços e pontos, registro de chegadas, geração automática ao cobrar e resgate em dinheiro ou em crédito.

Se o seu laboratório recebe pacientes indicados por dentistas externos, Recompensas cuida do programa inteiro: qual exame dá quantos pontos, quem indicou quem, quando foi pago e quanto cada dentista pode resgatar.

Vive no espaço Laboratório, à parte da clínica. Vem de fábrica com a função Laboratório; a qualquer outra pessoa ela é dada com a caixa Recompensas do lab.

⚠️ A caixa «Recompensas do lab» não é só de leitura. O aviso dela diz «Vê pacientes e dentistas…», mas com ela se criam dentistas e pacientes, se registram chegadas, se solicitam resgates e se criam e avançam pedidos. Dê-a a quem for operar o programa, não a quem só quer olhá-lo.

O circuito, do começo ao fim

Catálogo → dentista associado → paciente indicado → chegada → exame realizado → pagamento de 100 % → pontos → resgate.

Os pontos não são gerados ao indicar nem ao atender: são gerados quando o exame está realizado e pago por completo, e só se a regra daquele exame der pontos.

1. O catálogo, com histórico

Você cadastra Exames (o que o laboratório realiza) e Produtos (o que ele fabrica, para os pedidos). Para cada um você cria versões com seu preço, seus pontos, se é elegível para o programa e a partir de quando vigora.

A tela marca cada versão como «vigora hoje» ou «programada», então você pode deixar o preço do mês que vem pronto sem mexer no de hoje.

O que fica congelado é o que vale. Ao registrar uma chegada, o sistema guarda o preço, os pontos e a elegibilidade daquele momento. Mudar o catálogo depois não reescreve o que já foi registrado — que é justamente o que você quer quando o dentista perguntar por que recebeu aqueles pontos.

2. Dentistas associados

São cadastrados com o nome e nada mais. Se já existir alguém parecido, o sistema não cria o duplicado às cegas: ele pergunta «É este?» e deixa você escolher, ou ＋ Criar mesmo assim.

Um dentista fica marcado como provisório enquanto lhe faltar telefone ou clínica. Não é um castigo: é a lista do que falta completar, e o relatório do bimestre a conta.

Se um duplicado passou, o administrador pode mesclar os dois perfis. Os movimentos não são reescritos: são lidos juntos. Mesclar não se desfaz.

3. Chegadas

Uma chegada é este paciente veio hoje, para este exame, indicado por este dentista. Registra-se com + Registrar chegada, ou marcando Não indicado (chegou direto) se ninguém o mandou.

Há três formas de aparecer uma chegada por registrar:

À mão, com o botão.
Pré-registradas pelo bot para hoje, a partir da agenda do laboratório.
Anunciadas por dentistas, quando o dentista avisa pelo WhatsApp (veja mais abaixo).

A chegada avança com Compareceu / Não compareceu, depois Exame realizado, e por fim Cobrar.

Seus status são Registrada, Não compareceu, Realizada, Com pontos e Cancelada; e a cobrança vai como Sem cobrar, Parcial ou Pago.

4. A cobrança é o que libera os pontos

Aceita-se o pagamento em dinheiro, cartão, transferência ou outro, e admite pagamentos parciais. Mas os pontos só nascem quando o preço se completa: um pagamento parcial não gera nada. Também não se aceita cobrar a mais.

Para que uma chegada gere pontos têm que se cumprir as quatro condições:

tem dentista que indica (não está marcada como «Não indicado»),
o exame está realizado,
está pago 100 %,
a regra congelada dá pontos e é elegível.

⚠️ Esta cobrança vai para a gaveta do laboratório, não para o caixa da clínica. São duas gavetas distintas e não se misturam. Se o dinheiro cair na da clínica, o fechamento da clínica vai marcar uma sobra.

5. Períodos: quem manda é o bimestre

Os pontos se acumulam por bimestre de calendário (janeiro–fevereiro, março–abril, e assim por diante). Caem no bimestre do dia em que a última condição foi cumprida, não no da data da chegada.

Você verá quatro saldos: Acumulados, Disponíveis, Em processo e Resgatados.

🔑 Nada pode ser resgatado enquanto o administrador não fechar o bimestre. Fechar é o que converte Acumulados em Disponíveis. Se ninguém fechar, os dentistas nunca vão poder usar seus pontos. Só se fecha um bimestre que já terminou, e fechar não se desfaz.

A «janela de resgate» que você vê no painel é informativa. O sistema deixa resgatar enquanto houver pontos disponíveis, sem conferir em qual bimestre você está.

⚠️ Se você cobrar os 100 % quando o bimestre daquele dia já estiver fechado, o pagamento é salvo, mas os pontos ficam pendentes e o painel levanta o alerta «chegadas com pontos pendentes de gerar». Esse alerta não tem botão. Para gerá-los é preciso tocar na chegada de novo: editá-la, ou marcar outra vez o comparecimento ou o realizado.

6. Resgates

Por padrão, 2 pontos = $1 em dinheiro e 1 ponto = $1 de crédito dentro do laboratório. As duas equivalências são configuráveis, e ficam congeladas ao solicitar: o que mudar depois não altera uma solicitação em curso.

O percurso tem quatro passos e cada um tem o seu dono:

Passo	Botão	Quem
Solicitar	+ Solicitar resgate	quem operar o programa
Validar	Validar	só o Administrador
Concluir	Concluir e emitir comprovante	quem tiver a caixa de cobranças
Cancelar	Cancelar	quem o pediu, ou o Administrador

Há duas formas reais de resgatar, e elas podem ser combinadas em uma só solicitação:

Dinheiro da gaveta do laboratório. Sai como despesa no fechamento daquele dia.
Crédito em um pedido do mesmo dentista, que baixa o saldo dele. Se for concluído sem pedido, fica como crédito sem usar até você o atribuir.

A partir de um pedido há um atalho, Aplicar pontos, que abre a solicitação com o dentista já preenchido e propõe o máximo de crédito que couber.

Um resgate concluído não se cancela: o dinheiro ou o crédito já saíram. Se era crédito aplicado a um pedido que ainda não foi entregue, o administrador pode Tirar do pedido e o crédito volta para a bolsa. Se o pedido já foi entregue, não.

7. Nada se apaga: tudo se corrige

O livro de movimentos é inalterável. Não há editar nem apagar; a correção é um movimento contrário.

O administrador pode Reverter um movimento, com motivo e uma só vez. Uma geração revertida não é concedida de novo sozinha ao mesmo dentista.

Também não se pode cancelar uma chegada que tem pontos vivos: primeiro se reverte o movimento.

8. O que o dentista pode fazer pelo WhatsApp

Se o laboratório tem o seu canal de WhatsApp, o agente atende os dentistas associados com duas coisas, e só dentro do espaço Laboratório:

Consultar o programa dele: seus quatro saldos com a equivalência em pesos, quando termina o bimestre, quais exames dão pontos e seus últimos resgates.
Anunciar pacientes que vai mandar: até 20 por aviso, sem horário, com validade de 60 dias. Aparecem em Chegadas sob Anunciados por dentistas, com Registrar chegada e Descartar.

O que ele não faz, de propósito:

Não resgata nem reserva pontos. Se o dentista pedir, ele passa a conversa para uma pessoa.
Não inventa o exame: registra as palavras do dentista como elas vieram.
Não confirma nem nega que alguém seja dentista associado se o número não o identifica.
Os pontos que ele anuncia são potenciais. Não entram no livro até o paciente realizar o exame e pagá-lo por completo.

O dentista é identificado pelo número do qual escreve, conferido no servidor. Um número compartilhado por dois perfis não identifica nenhum dos dois.

9. Relatórios do bimestre

A aba Relatórios é só do Administrador, e sai na tela, em 🖨️ PDF e em ⬇️ Excel, os três do mesmo cálculo para que não possam discordar.

Traz nove indicadores comparados com o bimestre anterior — dentistas ativos, pacientes indicados, conversão de indicação em exame pago, pontos gerados, custo potencial do programa, divisão entre crédito e dinheiro, receitas, perfis provisórios e movimentos do livro — mais um ranking de dentistas ordenado por receita.

As receitas vão em regime de caixa: contam mesmo que a chegada seja cancelada depois. Indicações e conversão, essas sim, excluem as canceladas.

O PDF mostra no máximo 50 dentistas e diz isso; o Excel traz todos.

Duas coisas que convém saber antes de começar

⚠️ Feche o fechamento da gaveta no fim do dia, não antes de terminar de cobrar. Uma cobrança registrada depois de salvar o fechamento não entra naquele fechamento nem em nenhum posterior, porque um fechamento novo não pode pisar num intervalo já fechado. O dinheiro vai aparecer como sobra sem explicação.

As listas mostram no máximo 500 registros — os fechamentos, 200 — e a tela não avisa que há mais. Se você tem muito histórico, use os relatórios para os números totais.